仙游县档案局关于2023年度下半年档案行政执法检查情况的通报

各有关单位：

　　根据《仙游县档案局关于开展2023年度下半年档案行政执法检查的通知》（仙档〔2023〕26号）的文件精神，县档案局于12月5日至12月14日组织档案执法检查组，对随机抽取的12个单位的档案工作情况进行执法检查，现将检查情况通报如下：

　　此次，被抽查到的12个单位有：鲤城街道、龙华镇、赖店镇、枫亭镇、园庄镇、菜溪乡、社硎乡、书峰乡、鲤南镇、县直机关委员会、县委编办、县信访局。通过检查，发现大部分立档单位基本能够按照《档案法》的规定，加强对档案法律法规的学习宣传贯彻工作，将档案工作列入本单位的工作范畴，档案管理的各项费用支出有所保证；明确了单位分管领导和档案管理人员；纸质文件材料的归档整理基本规范；所使用的档案装具基本上符合要求，配备了防火器材和防虫药品，能按规定做好档案利用工作，尚未发现档案违法行为。

　　在检查过程也发现各单位不同程度地存在档案工作有关问题：一是机读目录没有送县档案局统一检查验收，造成材料收集不完整未能及时发现，比如人员名册、年度考核汇总表、系统上报的电子报表、批复等材料未及时归档；目录录入不规范，不符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）格式标准要求。二是存在重视文书档案，忽视其他门类档案现象，特别是对声像、照片、电子等其它载体档案的收集归档不够齐全。三是档案管理制度落实不到位，档案查借阅登记不规范；档案人员变动情况下，没有办理档案交接手续；尚未编制档案“三合一”制度。四是档案信息化工作滞后。纸质档案没有进行数字化扫描。五是乡镇对村（社区）档案工作监督指导不到位，多数村（社区）近几年文件材料积存严重，没有及时整理归档，造成文件材料失落，存在档案安全隐患。

　　此次检查存在较大档案安全隐患的是枫亭镇：文书档案只整理到2016年度，2017年度至2022年度文件材料存在丢失、散落的安全隐患。请枫亭镇党委、政府务必高度重视，严格按《档案法》及《档案法实施办法》的规定落实好整改措施，于2024年6月份之前将整改情况报送县档案局。

　　档案是历史的真实记录，是人类在各项社会活动当中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。请各立档单位务必对照执法检查过程中所反馈的具体问题进行认真整改，并将室藏档案及后续每次整档后的电子目录、数字化副本自检后报送县档案局检查验收，以提高各单位档案的案卷质量，确保档案的安全与完整，并分期分批地对应进馆的档案进行数字化扫描处理。

　　（此文件主动公开）

　仙游县档案局

　　2023年12月22日