仙游县档案局关于2021年度下半年档案行政执法检查情况的通报

各有关单位：

　　根据《仙游县档案局关于开展2021年度下半年档案行政执法检查的通知》（仙档〔2021〕31号）的文件精神，县档案局于11月9日至11月12日组织档案执法检查组，对随机抽取的12个单位的档案工作情况进行执法检查，现将检查情况通报如下：

　　此次，被抽查到的12个单位有：龙华镇、赖店镇、书峰乡、社硎乡、菜溪乡、工艺产业园管委会、县应急局、县侨联、县科技局、县农机站、县法院、县邮政局。通过检查，发现大部分立档单位基本能够按照《档案法》的规定，加强对档案法律法规的学习宣传贯彻工作，将档案工作列入本单位的工作范畴，档案管理的各项费用支出有所保证；明确了单位分管领导和档案管理人员；纸质文件材料的归档整理基本规范；有专门的档案库房，所使用的档案装具基本上符合要求，配备了防火器材和防虫药品，能按规定做好档案利用工作，尚未发现档案违法行为。

　　在检查过程也发现各单位不同程度地存在档案工作有关问题：一是机读目录没有送县档案局统一检查验收，造成材料收集不完整，比如人员名册、年度考核汇总表、系统上报的电子报表等材料未及时归档，目录录入不规范，不符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）格式标准要求；二是没注意档案数据保密，将机读目录存放在联接外网的计算机中；三是存在重视文书档案，忽视其他门类档案现象，特别是对声像、照片、电子等其它载体档案的收集归档不够齐全；四是部分档案人员没有参加上岗培训；五是档案人员变动情况下，没有办理档案交接手续；六是乡镇疫情防控、精准扶贫档案未按规范收集、整理；七是案卷整理过程出现常识性错误，如备考表没填写、文件批阅单没打号码等；八是档案信息化工作滞后，进馆前的准备工作不到位，纸质档案没有进行数字化扫描。

　　此次检查中，档案工作总体比较好的单位有： 赖店镇；比较薄弱的单位有：科技局（档案仅整理到2015年度）、县邮政局（2017年成立以来文件资料未整理归档）。

　　请各立档单位对照执法检查过程中所反馈的具体问题进行认真整改，务必将室藏档案及后续每次整档后的电子目录自检后报送县档案局检查验收，以提高各单位档案的案卷质量，确保档案的安全与完整，并分期分批地对将进馆的档案进行数字化扫描处理。

　　（此文件主动公开）

　　仙游县档案局

　　2021年11月25日