仙游县档案局关于档案整理过程中应注意事项的通知

各立档单位，各档案服务机构：

　　近期，我局在档案日常业务监督指导和档案执法检查过程中发现，部分档案服务机构在整理外包单位的档案过程中存在一些问题甚至还有业务违规的现象，现将有关问题及今后在整档过程中需要注意的事项通知如下:

　　一、各档案服务机构应在被服务机构指定的工作场所进行档案整理，绝对不允许私自将材料带出该机构。

　　二、各档案服务机构在向被服务机构提供整档及其他档案服务时应明确告知自己公司的名称及业务范围，不允许利用县档案局的名义招揽业务。

　　三、在档案整理过程中，目录数据库必须严格按照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T 161—2002）要求建立，不允许使用EXCEL 等文字处理软件形成的表格文件向县档案局报送。

　　四、必须使用按卷方式整理各外包机构的文书档案，有关单位（如一些垂直单位或非移交进馆单位）如果一定要使用按件方式整理文书档案，必须向县档案局报备并取得同意，否则一律视为不规范整理，今后档案到期移交必须重新按卷整理方式移交进馆。

　　五、从 2021 年度开始，永久及 30 年保管期限的文书档案在整理的同时，必须进行数字化扫描，各档案服务机构整档时应向有关单位告知清楚，如有关单位不肯数字化扫描，应及时向县档案局告知。不允许出现在档案装订后再次拆卷扫描的情况。各立档单位需进馆的档案也应按规范分期分批开展数字化扫描工作。

　　六、档案数字化扫描，必须严格按照《档案数字化操作规程 纸质档案》（DB35/T 1856—2019）标准操作，文件保存格式为多页 TIFF 文件、JPEG和 JPEG2000等通用格式扫描为彩色模式,扫描分辨率大于 300DPI,采取无损压缩方式保存。可根据全文检索等实际需要，开展图像光学字符识别（OCR），将图像转换为双层OFD或PDF格式。

　　七、按件方式整理的档案，装订方式必须使用三孔一线或使用直角装订。

　　八、基建档案必须按立项项目整体分类组卷，不允许把同一个工程项目按工序或其他标准，拆分成若干个小项目进行整理。

　　九、请各立档单位将每次整档后的数据库目录及数字化副本自检后报送县档案局检查验收，以提高各单位档案的案卷质量，确保档案的安全与完整。各立档单位需保存验收合格函，以作今后档案移交进馆备查。

　　以上事项,请各档案服务机构对照自身情况，认真自查，严格执行，确保各机关单位的档案整理能够合格规范。如有档案服务机构在今后工作中，不按要求再次违规操作，一经查实，我局将向全县立档单位予以通报。

　　（此文件主动公开） 

　　仙游县档案局

　　2021年11月25日