仙游县档案局关于做好档案进馆前准备工作的通知

各立档单位：

　　仙游县档案馆新馆建设的主体工程已竣工，为确保我县各种门类、各种载体档案顺利移交进馆，建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，为社会各界和广大人民群众提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）、《中共仙游县委办公室、仙游县人民政府办公室关于进一步加强和改进新形势下档案工作的通知》（仙委办〔2016〕74号）等文件精神，进一步明确进馆档案的有关要求，请各立档单位严格按要求当即做好到期档案进馆前的准备工作。

　　一、档案移交范围

　　一是各立档单位形成的具有永久和长期（30年）保存价值且在单位保管10年以上的档案和资料；二是各立档单位形成的重大活动档案（如精准扶贫档案、疫情防控档案等）。移交进馆档案要保持全宗的完整性，应包括：文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等。

　　二、进馆档案要求

　　1．案卷质量要符合要求，规范编制档号，完整填写备考表，建立档案目录数据库。档案目录数据库必须严格按照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T 161—2002）要求建立，不允许使用EXCEL 等文字处理软件形成的表格文件。

　　2．根据《中共仙游县委办公室、仙游县人民政府办公室关于进一步加强和改进新形势下档案工作的通知》（仙委办〔2016〕74号）要求，向县档案馆移交档案时，应同步移交纸质档案的数字化副本。

　　档案数字化扫描，必须严格按照《档案数字化操作规程 纸质档案》（DB35/T 1856—2019）标准操作，文件保存格式为多页 TIFF 文件、JPEG和 JPEG2000等通用格式，扫描为彩色模式,扫描分辨率大于 300DPI,采取无损压缩方式保存。根据全文检索等实际需要，开展图像光学字符识别（OCR），将图像转换为双层OFD或PDF格式。

　　3．根据《中华人民共和国档案法》、《福建省国家档案馆管理办法》有关规定，向县档案馆移交的涉密档案，应当进行密级变更、解密的审核，对档案中不宜向社会开放部分应提出限制利用的书面意见，并填写进馆涉密档案目录（详见附件1）。

　　4．同步移交进馆档案的检索工具：案卷目录、全引目录及全宗介绍，纸质版、电子版都要移交。

　　仙游县档案局（馆） 联系电话：8293267  联系人：傅庆辉。

（此文件主动公开）

　　附件1：进馆涉密档案目录

　　仙游县档案局

　　2021年11月29日