仙游县档案局关于2022年度上半年档案行政执法检查情况的通报

各有关单位： 

　　根据《仙游县档案局关于开展2022年度上半年档案行政执法检查的通知》（仙档〔2022〕10号）的文件精神，县档案局于5月24日至6月2日组织档案执法检查组，对随机抽取的12个单位的档案工作情况进行执法检查，现将检查情况通报如下： 

　　此次，被抽查到的12个单位有：县委党校、县人社局、县供销社、县委组织部（含老干局）、仙游县经济开发区管委会、县公安局、县残联、县委党史研究和地方志编纂办公室、县委宣传部（含社科联、文联）、县不动产登记局、县效能办、仙游农商银行。通过检查，发现大部分立档单位基本能够按照《档案法》的规定，加强对档案法律法规的学习宣传贯彻工作，将档案工作列入本单位的工作范畴，档案管理的各项费用支出有所保证；明确了单位分管领导和档案管理人员；纸质文件材料的归档整理基本规范；所使用的档案装具基本上符合要求，配备了防火器材和防虫药品，能按规定做好档案利用工作，尚未发现档案违法行为。 

　　在检查过程也发现各单位不同程度地存在档案工作有关问题：一是机读目录没有送县档案局统一检查验收，造成材料收集不完整，比如人员名册、年度考核汇总表、系统上报的电子报表等材料未及时归档；档案分类组卷不规范，如短期案卷出现须永久保存的文件；目录录入不规范，不符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）格式标准要求。二是档案数据保密意识不强，将机读目录存放在连接外网的计算机中。三是存在重视文书档案，忽视其他门类档案现象，特别是对声像、照片、电子等其他载体档案的收集归档不够齐全。四是部分档案人员没有参加上岗培训。五是档案人员变动情况下，没有办理档案交接手续。六是案卷整理过程出现常识性错误，如备考表没填写、文件批阅单没打号码或不归档；文件签发稿归在资料文件汇编中；业务档案独立整理，未纳入档案室集中统一管理等。七是档案保管不善，存在一定的安全隐患，如人社局档案室2016年人事局与社会保障局合并前的档案出现交叉摆列，2003年档案出现严重虫蛀现象；县不动产登记局成立之后的文书档案未按规范整理归档；一些单位没有专门档案室，档案与杂物混在一起。八是档案信息化工作滞后，进馆前的准备工作不到位，纸质档案没有进行数字化扫描。 

　　档案是历史的真实记录，是人类在各项社会活动当中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。请各立档单位务必对照执法检查过程中所反馈的具体问题进行认真整改，并将室藏档案及后续每次整档后的电子目录自检后报送县档案局检查验收，以提高各单位档案的案卷质量，确保档案的安全与完整，并分期分批地对应进馆的档案进行数字化扫描处理。 

　　（此文件主动公开） 

　　仙游县档案局 

　　2022年6月8日