莆田市工程建设项目交易电子档案管理办法（试行）

第一条  为进一步规范工程建设项目交易电子档案管理，有效开展工程交易电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、 《电子招投标办法》等法律法规，制定本办法。

第二条  本办法适用于市级中心公共资源交易平台(以下简称交易平台)在运行服务管理以及组织开展各类交易活动中所产生的电子文件归档和电子档案管理工作。

凡进入交易平台交易项目，其交易活动中所产生的电子文件归档和电子档案管理均适用本办法。

第三条  本办法所称电子文件，系指在工程招投标交易活动全过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件归档，系指以项目为整体将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件向档案部门提交的过程。

第四条  电子文件归档和电子档案管理遵循统一要求、全程管理、标准规范、便于利用和安全保密的原则。电子文件归档和电子档案管理应当从管理和技术两方面采取有效措施，确保电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全。

第五条   交易平台信息技术部门应当为工程招投标交易电子文件归档和电子档案管理工作提供日常信息技术支撑，为电子档案数据采集、存储、备份、迁移等工作提供保障。

第六条 工程招投标交易电子文件纳入归档范围应包括:注册登记文件、招标文件（公告）、投标响应文件、评审过程文件、质疑回复、投诉处理决定等交易活动记录及其他有关文件、资料,交易监控录像资料。

第七条   交易中心电子档案归档管理流程

(一) 经交易活动当事人在交易平台办结相关事项后形成的电子文件，必须提交电子档案管理系统申请归档。

(二) 电子档案管理系统档案管理人员依据《工程招投标交易归档文件管理流程》，对归档的电子文件进行归档整理，由复核人员复核无误后归档。

（三） 相关单位的工作人员借阅电子档案实行申报后分级审批借阅制度，说明借阅事由，经审批后方可借阅。同时制定借阅归还时限及时归档。

（四）电子档案保管及数据备份应当按照《福建省公共资源交易平台服务标准2.1》相关规定执行，确保电子档案保管的安全。

第八条    本办法自发布之日起施行（试行）。

莆田市工程交易中心

2023年3月7日